Stowarzyszenia oraz fundacje, chociaż pozostają organizacjami pozarządowymi (inaczej określanymi jako organizacje społeczne czy też pożytku publicznego), są zobligowane do prowadzenia rachunkowości. Obowiązek ten dotyczy także podmiotów, których finansowanie pochodzi jedynie ze składek członkowskich. W jaki sposób prowadzona powinna być księgowość dla fundacji i stowarzyszeń, by była zgodna z obowiązującymi przepisami?

Czym są stowarzyszenia i fundacje?

Zarówno stowarzyszenia rejestrowe, jak i fundacje należą do grupy organizacji pożytku publicznego, które posiadają osobowość prawną. Oba podmioty, chociaż sprawiają wrażenie działających bardzo podobnie, różnią się od siebie kilkoma elementami:

• stowarzyszenie – można określić jako zrzeszenie osób o wspólnym celu, jakim może być chociażby budowa nowego obiektu kulturowego czy parku rekreacyjnego dla mieszkańców osiedla,
• fundacja – również tworzona przez grupę ludzi; organizację tę powołuje fundator, odpowiedzialny jednocześnie za określenie celu działania, na który to przekazuje określoną część swojego majątku; cele fundacji powinny mieć charakter bardziej ogólnospołeczny.

Ustawa o rachunkowości nakłada tak na stowarzyszenia, jak i fundacje obowiązek prowadzenia rachunkowości. 

Polityka rachunkowości w NGO 

Stowarzyszenia i fundacje, nazywane w skrócie organizacjami NGO (z ang. non-government organization), muszą zgodnie ze wspomnianą ustawą opracować indywidualną politykę rachunkowości. W takim dokumencie konieczne jest wskazanie zasad finansowych organizacji. W ramach polityki podawane są informacje odnoszące się do planu kont czy metody księgowania przyjętej w konkretnym przypadku. Ze względu na stopień złożoności dokumentu tego rodzaju, najlepszym rozwiązaniem jest zwykle zlecenie opracowania go specjaliście księgowości.

Przygotowana polityka rachunkowości podlega następnie analizie ze strony zarządu organizacji pożytku publicznego. Po akceptacji wszystkich przedstawicieli może zostać wprowadzona oficjalnie do użytku. Uwaga! Nie można zapominać o zapisaniu w dokumencie informacji dotyczących osób, które zostają uprawnione do podpisywania dokumentacji rachunkowej i kontrolowania jej.

Prowadzenie rozliczeń księgowych w organizacjach pożytku publicznego

Co do zasady organizacje pożytku publicznego mogą zdecydować się na jeden z dwóch modeli prowadzenia rozliczeń rachunkowych:

• pełną księgowość – to jest prowadzenie rachunkowości w oparciu o ustawę,
• uproszczoną księgowość – prowadzoną z wykorzystaniem zasad ewidencji przychodów i kosztów (ta forma jest dostępna od kilku lat, wcześniej wszystkie OPP obowiązywała księgowość pełna).

Księgowość dla fundacji i stowarzyszeń dotyczy również tych, których przychody przekraczają rocznie 100 tysięcy złotych. Wraz z prowadzeniem pełnej księgowości NGO zobowiązane są do sporządzania ewidencji środków trwałych, a do ich obowiązków należy ponadto składanie sprawozdań finansowych według odrębnego wzoru. Ponieważ organizacje pożytku publicznego mogą do tego korzystać z szeregu zwolnień podatkowych czy uproszczeń w rozliczeniach finansowych, a jednocześnie objęte są zasadami ustawy o rachunkowości, księgowość takich podmiotów określana jest jako skomplikowana i wymagająca ponadprzeciętnej wiedzy rachunkowej. Z tego względu większość fundacji i stowarzyszeń decyduje się na zlecenie tego obowiązku doświadczonym księgowym.

Pewnym ułatwieniem może okazać się prowadzenie księgowości uproszczonej dla OPP, jednak z tego przywileju korzystają jedynie organizacje o mniejszym zasięgu i tym samym niższych przychodach. Organizacja, która jest upoważniona do skorzystania z tej formy może zrezygnować z części skomplikowanych procedur księgowych, a do tego nie jest zobowiązana do corocznego sporządzania sprawozdań finansowych. Nadal jednak, biorąc pod uwagę konieczność rozliczania przychodów z różnych źródeł (na przykład z dotacji czy zbiórek), warto także uproszczoną rachunkowość OPP oddać w ręce specjalisty – tj. https://biuro-ksiegowe-liber.pl/

KRD to Krajowy Rejestr Długów, który działa jako biuro informacji gospodarczej gromadzące i udostępniające dane dotyczące sytuacji finansowej osób fizycznych oraz przedsiębiorstw. W przeciwieństwie do Biura Informacji Kredytowej BIK, jego zasoby obejmują wyłącznie zaległości i zadłużenia. KRD nie zawiera więc informacji dotyczących regularnych spłat, które pozytywnie wpływają na historię kredytową.

Wpisanie do rejestru KRD

Dłużnik nie trafia do rejestru KRD automatycznie, ponieważ musi zostać zgłoszony przez wierzyciela. Dotyczy to zarówno osób fizycznych, jak i przedsiębiorstw. Poza zgłoszeniem wierzyciela, przekazanie wpisu na listę KRD wymaga też spełnienia innych warunków. W przypadku konsumentów, powstałe zobowiązania muszą mieć określony stosunek prawny. Zadłużenie powinno wnosić co najmniej 200 złotych i pozostawać niespłacone od minimum 30 dni, a od wysłania wezwania do zapłaty musi opłynąć przynajmniej miesiąc. Od wystąpienia wymagalności zobowiązania nie może upłynąć okres 6 lat, a w przypadku orzeczeń sądowych 6 lat od dnia stwierdzenia danego roszczenia. Aby konsument trafił na listę KRD, wszystkie te warunki muszą zostać spełnione. W przypadku dłużników niebędących konsumentami, wytyczne są nieco inne. Zobowiązanie musi powstać w wyniku umowy powiązanej z realizacją konkretnej działalności gospodarczej, a także powinno wynosić minimum 500 złotych i być wymagalne od przynajmniej 30 dni. Od wysłania wezwania do zapłaty musi minąć co najmniej miesiąc.

Dane w rejestrze Krajowego Rejestru Dłużników

Jeżeli dane osoby zadłużonej trafiły do rejestru KRD, powinna ona jak najszybciej spłacić wszystkie swoje zobowiązania. Po dokonaniu opłaty wierzyciel zobowiązany jest do usunięcia negatywnych informacji z rejestru, co odbywa się w ciągu 14 dni. Dane w KRD są aktualizowane wówczas, gdy zobowiązanie zostanie spłacone częściowo lub wygaśnie całkowicie, informacje są błędne lub ich zakres ulega zmianie. Krajowy Rejestr Dłużników może usunąć adnotację o osobie zadłużonej wyłącznie po otrzymaniu odpowiedniego wniosku od wierzyciela. W bazie tej znajdują się jedynie aktualne informacje dotyczące zadłużeń, dlatego nie występują w niej dane związane z historią spłaconych zobowiązań. Jeżeli osoba zadłużona nie ureguluje wszystkich kwot, dane przekazane przez wierzyciela mogą widnieć w bazie przez nawet 10 lat. W przypadku potrzeby zaciągnięcia kolejnego zobowiązania, optymalnym rozwiązaniem jest wówczas kredyt przez internet bez zaświadczeń o dochodach. Taką pożyczkę można uzyskać bez weryfikacji w bazie KRD, dlatego często korzystają z niej osoby zadłużone. Zaciągając szybki kredyt online bez zaświadczeń warto jednak pamiętać, że brak jego spłaty będzie prowadził do zamieszczenia stosownego wpisu w rejestrze. W praktyce każda pożyczka bez udokumentowanych dochodów udzielana jest z pominięciem weryfikacji w bazach, jednak wciąż uprawnia wierzyciela do dochodzenia roszczeń w przypadku braku regularnego uiszczania rat przez pożyczkobiorcę.

Aktywny wpis na liście KRD a brak zadłużenia

W niektórych sytuacjach konsument lub przedsiębiorstwo widnieją w rejestrze KRD, nawet jeżeli nie mają żadnych zaległych zobowiązań. Najczęściej jest to spowodowane brakiem dopełnienia obowiązku złożenia wniosku o wypisanie byłego dłużnika przez wierzyciela. Wpisy mogą być też zamieszczane przez nieuczciwe osoby lub firmy. Do rejestru nierzadko trafiają również informacje dotyczące tzw. spornych długów. W takich sytuacjach można zwrócić się do wierzyciela o usunięcie danych z rejestru, do czego uprawnia Ustawa z 9 kwietnia 2010 roku dotycząca udostępniania i wymiany danych gospodarczych. Zgodnie z jej zapisami, wierzyciel jest zobowiązany do zażądania aktualizacji informacji w KRD w przypadku wygaśnięcia lub wykonania zobowiązania czy stwierdzenia faktu jego nieistnienia w ciągu 14 dni. Przekazywanie do biura nieprawdziwych informacji gospodarczych grozi wysoką grzywną, tak samo jak brak usunięcia nieaktualnej informacji gospodarczej w ciągu 90 dni