Używanie faktur elektronicznych zamiast dokumentów papierowych jest bardzo proste. Jakie zalety wynikają ze stosowanie e-faktur?
Kiedyś faktura VAT, jej duplikat czy korekta musiałby być wystawione w formie dokumentu papierowego. Teraz nie jest to już konieczne, ponieważ przedsiębiorcy mogą wykorzystywać w tym celu także faktury elektroniczne, czyli w skrócie e-faktury.
Czym dokładnie są faktury elektroniczne? Jakie są główne zalety stosowania e-faktur? Jakie wymogi muszą spełniać faktury w tej postaci?
Faktury elektroniczne – co to jest?
Fakturą elektroniczną określa się dokument w formie elektronicznej posiadający cechy faktury. Może być ona zatem używana jako alternatywa dla dokumentu papierowego.
W Polsce z faktur elektronicznych można korzystać na podstawie znowelizowanej Ustawy o VAT. Definicja faktury elektronicznej zawarta w przepisach pokrywa się z definicją w artykule 217 dyrektywy 2006/112/WE w brzmieniu zmienionym dyrektywą 2010/45/UE.
Główne zalety wynikające ze stosowania e-faktur:
- obniżenie kosztów – firma nie ponosi wydatków związanych z drukiem i wysyłką faktur, a także zmniejsza koszty ich przechowywania,
- przyspieszenie procesów – faktury elektroniczne można wystawiać szybko z użyciem specjalnego oprogramowania i obsługiwać z użyciem zaawansowanych systemów, na przykład systemu EDI – elektronicznej wymiany danych od firmy Edison,
- łatwa archiwizacja – faktury elektroniczne nie zajmują fizycznej przestrzeni, można przechowywać je w „chmurze”, czyli na zewnętrznym serwerze, na dyskach twardych i pamięciach przenośnych,
- poprawa bezpieczeństwa – e-faktura jest lepiej chroniona przed utratą niż faktura papierowa,
- szybka dostawa do odbiorcy – dzięki wiadomościom e-mail i systemom elektronicznej wymiany danych faktury elektroniczne można dostarczać do odbiorcy niemalże od razu,
- ochrona środowiska naturalnego – ze względu na ograniczone zużycie zasobów faktura elektroniczna jest bardziej przyjazna dla środowiska naturalnego, co również pomaga w kształtowaniu proekologicznego wizerunku firmy.
Te zalety powodują, że obecnie faktury elektroniczne to bardzo dobra alternatywa dla faktur w postaci papierowej. Jak zatem zacząć z nich korzystać?
Faktura elektroniczna w praktyce
Elektroniczne fakturowanie jest proste, wygodne i szybkie. W tym celu najczęściej wykorzystuje się specjalne programy komputerowe – mogą mieć one formę on-line, czyli mogą być dostępne przez internet, albo można instalować je na dysku komputera.
Przedsiębiorcy decydujący się na korzystanie z faktur elektronicznych powinni także pamiętać o tym, że dokumenty te muszą spełniać określone wymogi, aby stać się podstawą do rozliczenia podatku VAT.
E-faktura musi spełniać wymagania takie jak:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność,
- odpowiednie oznakowanie w archiwum dla łatwego wyszukania,
- natychmiastowa dostępność dla organów podatkowych lub kontroli skarbowej.
Zatem faktury elektroniczne niosą ze sobą szereg atrakcyjnych korzyści dla firm – przejście na e-fakturowanie jest naprawdę bardzo łatwe!
