System obiegu dokumentów jest podstawowym narzędziem pracy firm korzystających z elektronicznego obiegu dokumentów. Stale rosnące nim zainteresowanie wśród przedsiębiorców sprawiło, że na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępnych jest wiele systemów klasy DMS. Każdy z nich posiada własną, niekiedy bardzo odmienną funkcjonalność, która wpływa na sposób korzystania z systemu oraz warunkuje korzyści, jakie uda się osiągnąć za jego pomocą.
System obiegu dokumentów i jego najważniejsze zadania
System obiegu dokumentów, nazywany także systemem zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS), to nowoczesne oprogramowanie informatyczne dla biznesu, które pozwala realizować w praktyce koncepcję elektronicznego obiegu dokumentów. Zakłada ona digitalizację całości firmowej dokumentacji oraz jej przechowywanie i zarządzanie w cyfrowym archiwum, dostępnym w chmurze lub na firmowych serwerach. Wygodny i szybki dostęp zarówno do bieżących i archiwalnych zasobów, który uprawnieni użytkownicy uzyskują z poziomu systemu DMS, gwarantuje sprawne wykonywanie całokształtu czynności i zadań w stosunku do dokumentów.
Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami są innowacyjnymi, spełniającymi najwyższe standardy bezpieczeństwa i pracy rozwiązaniami, które zdecydowanie warto wdrożyć. Za korzystaniem zarówno z elektronicznego obiegu dokumentów, jak i dedykowanego systemu zarządzania dokumentami przemawia wiele korzyści. Praca w oparciu o elektroniczną dokumentację odgrywa także kluczową rolę w modernizacji tej warstwy działalności operacyjnej przedsiębiorstwa stanowiąc pierwszy, udany krok ku jego cyfrowej transformacji.
Dlaczego warto korzystać z dokumentacji elektronicznej?
Szczególnie docenianą przez firmy korzyścią jest usprawnienie obsługi procesów, zwiększenie wydajności pracy oraz zdjęcie z barek pracowników szeregu powtarzalnych, monotonnych i zwykle mało skomplikowanych czynności. Z jednej strony są one wyjątkowo podatne na tzw. błędy ludzkie, a sama ich realizacja bywa nużąca i przytłaczająca, z drugiej natomiast takie zadania są najlepszymi kandydatami do automatyzacji w ramach wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. System pilnując sekwencji kroków i właściwego przyporządkowania zadań prowadzi użytkowników niejako „za rękę”, narzucając im działanie zgodnie z obowiązującymi na ten moment procedurami i regułami, co skutkuje znacznie pewniejszą, spokojniejszą, wydajniejszą i poprawniejszą pracą.
System obiegu dokumentów pozwala zaprowadzić w firmie lepszy porządek, na dobre pozbyć się z biurek pracowników zalegających na nich stosów papierów oraz znacznie lepiej, w oparciu o najwyższe standardy bezpieczeństwa, chronić wrażliwe, poufne dane, które trafiają wyłącznie do pracowników posiadających odgórnie nadane uprawnienia. Całokształt dokumentacji zgormadzonej w formie cyfrowej ułatwia natomiast poruszanie się po jej zasobach, przyspiesza odnajdowanie poszczególnych plików oraz usprawnia wymianę informacji między uprawnionymi użytkownikami. Dostęp do archiwum uzyskują na równych prawach zarówno osoby pracujące w biurze i oddziałach, jak i pracownicy wykonujący swoje obowiązki zdalnie, z domowego biura. Wyeliminowaniu ulega także ryzyko zgubienia, zniszczenia lub przeoczenia istotnych pism, które nieodłącznie wiąże się z pracą w oparciu o dokumentację papierową.
Nowoczesny system obiegu dokumentów – jakie funkcje powinien posiadać?
System obiegu dokumentów jest niezwykle praktycznym i użytecznym narzędziem, które powinno zostać wdrożone w każdej współczesnej firmie. Oferowane przez niego możliwości, w połączeniu z rozbudowaną funkcjonalnością, pozwalają wprowadzić firmę na wyższy poziom rozwoju, wspomóc ją w dążeniu do uzyskania pozycji lidera w branży oraz jej utrzymania w dobie stale rosnącej konkurencyjności. Jest to jednak możliwe pod warunkiem wyboru odpowiedniego oprogramowania, które będzie wyposażone w prawdziwie nowoczesne rozwiązania.
Najlepsze, aktualnie dostępne na rynku systemy klasy DMS opierają swoje działanie o takie innowacyjne technologie i mechanizmy jak m. in. automatyzacja procesów biznesowych (BPA), robotyzacja procesów biznesowych (RPA), uczenie maszynowe (ML), elementy sztucznej inteligencji (AI), optyczne rozpoznawanie tekstu (OCR), podpis cyfrowy oraz wiele innych, przydatnych we współczesnym biznesie rozwiązań, które skutecznie wzbogacają i rozbudowują bazową funkcjonalność systemów DMS, zwiększając przy tym korzyści informatyczne i biznesowe.
Na szczególną uwagę zasługują innowacyjne, wysokofunkcjonalne platformy low-code, pozwalające na szybkie i ekonomiczne budowanie aplikacji biznesowych bez kodowania. Najlepsze z nich oferują nie tylko kluczowe funkcje systemu DMS, pozwalając dodatkowo na kompleksową digitalizację i automatyzację procesów biznesowym oraz tworzenie w ramach jednego środowiska idealnie skrojonych na miarę przedsiębiorstwa, wysoko ustandaryzowanych aplikacji biznesowych obsługujących praktycznie każdy scenariusz biznesowy. Są przy tym łatwe i intuicyjne w obsłudze, a dostępna w najbardziej zaawansowanych z nich możliwość sprawnego zarządzania zmianą w obiegu dokumentów, pozwala na wdrażanie modyfikacji w zgodzie z rytmem biznesu, aktualnymi potrzebami, zewnętrznymi regulacjami prawnymi i innymi zmiennymi.