Faktury elektroniczne – realna alternatywa dla papierowych dokumentów

0
42

Używanie faktur elektronicznych zamiast dokumentów papierowych jest bardzo proste. Jakie zalety wynikają ze stosowanie e-faktur?

Kiedyś faktura VAT, jej duplikat czy korekta musiałby być wystawione w formie dokumentu papierowego. Teraz nie jest to już konieczne, ponieważ przedsiębiorcy mogą wykorzystywać w tym celu także faktury elektroniczne, czyli w skrócie e-faktury.

Czym dokładnie są faktury elektroniczne? Jakie są główne zalety stosowania e-faktur? Jakie wymogi muszą spełniać faktury w tej postaci?

Faktury elektroniczne – co to jest?

Fakturą elektroniczną określa się dokument w formie elektronicznej posiadający cechy faktury. Może być ona zatem używana jako alternatywa dla dokumentu papierowego.

W Polsce z faktur elektronicznych można korzystać na podstawie znowelizowanej Ustawy o VAT. Definicja faktury elektronicznej zawarta w przepisach pokrywa się z definicją w artykule 217 dyrektywy 2006/112/WE w brzmieniu zmienionym dyrektywą 2010/45/UE.

Główne zalety wynikające ze stosowania e-faktur:

  • obniżenie kosztów – firma nie ponosi wydatków związanych z drukiem i wysyłką faktur, a także zmniejsza koszty ich przechowywania,
  • przyspieszenie procesów – faktury elektroniczne można wystawiać szybko z użyciem specjalnego oprogramowania i obsługiwać z użyciem zaawansowanych systemów, na przykład systemu EDI – elektronicznej wymiany danych od firmy Edison,
  • łatwa archiwizacja – faktury elektroniczne nie zajmują fizycznej przestrzeni, można przechowywać je w „chmurze”, czyli na zewnętrznym serwerze, na dyskach twardych i pamięciach przenośnych,
  • poprawa bezpieczeństwa – e-faktura jest lepiej chroniona przed utratą niż faktura papierowa,
  • szybka dostawa do odbiorcy – dzięki wiadomościom e-mail i systemom elektronicznej wymiany danych faktury elektroniczne można dostarczać do odbiorcy niemalże od razu,
  • ochrona środowiska naturalnego – ze względu na ograniczone zużycie zasobów faktura elektroniczna jest bardziej przyjazna dla środowiska naturalnego, co również pomaga w kształtowaniu proekologicznego wizerunku firmy.

Te zalety powodują, że obecnie faktury elektroniczne to bardzo dobra alternatywa dla faktur w postaci papierowej. Jak zatem zacząć z nich korzystać?

Faktura elektroniczna w praktyce

Elektroniczne fakturowanie jest proste, wygodne i szybkie. W tym celu najczęściej wykorzystuje się specjalne programy komputerowe – mogą mieć one formę on-line, czyli mogą być dostępne przez internet, albo można instalować je na dysku komputera.

Przedsiębiorcy decydujący się na korzystanie z faktur elektronicznych powinni także pamiętać o tym, że dokumenty te muszą spełniać określone wymogi, aby stać się podstawą do rozliczenia podatku VAT.

E-faktura musi spełniać wymagania takie jak:

  • autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność,
  • odpowiednie oznakowanie w archiwum dla łatwego wyszukania,
  • natychmiastowa dostępność dla organów podatkowych lub kontroli skarbowej.

Zatem faktury elektroniczne niosą ze sobą szereg atrakcyjnych korzyści dla firm – przejście na e-fakturowanie jest naprawdę bardzo łatwe!

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here